Fastsatt 5. desember 2012, med seneste endringer februar 2017
§ 1 Foreningens navn og formål
Foreningens navn er Geocaching Haugalandet og foreningens formål er å være en frittstående interesseorganisasjon for geocachere på Haugalandet.
§ 2 Hjemsted
Foreningens dekningsområde er Haugalandet, som omfatter kommunene: Sveio, Haugesund, Utsira, Karmøy, Tysvær, Bokn, Vindafjord.
§ 3 Medlemskap
- Medlemskap i Geocaching Haugalandet skjer ved innmelding gjennom styret
- Foreningens medlemskontingent fastsettes årlig av årsmøtet. Kontingenten følger kalenderåret.
- For å bli medlem i foreningen må du være registrert bruker på Geocaching.com og ha logget minst ett funn. Av tekniske årsaker må du også være registrert på nettsiden til Geocaching Haugalandet.
- For å være medlem av Geocaching Haugalandet må man enten bo i foreningens dekningsområde eller ha annen tilknytning til Haugalandet
- For å bli medlem av Geocaching Haugalandet må man ha fylt 13 år
§ 4 Økonomi
Geocaching Haugalandet er en interesseorganisasjon som finansieres utelukkende av bidrag fra medlemmene og eventuelle støtteordninger. Foreningen kan ikke ha negativ saldo, men negativt regnskap kan tillates hvis det er egenkapital på konto. Regnskapsperioden følger kalenderåret og presenteres på årsmøtet.
§ 5 Styret
- Styret består av minimum 3 og maksimum 7 medlemmer
- Styrets medlemmer fordeles på vervene leder, nestleder, kasserer og 0-4 styremedlemmer
- For å sikre kontinuitet i styret velges styrets medlemmer for to år av gangen
- Leder, kasserer og styremedlem 2 og 4 er på valg partallsår, nestleder, styremedlem 1 og styremedlem 3 er på valg oddetallsår
- Styret fordeler arbeidsoppgaver seg i mellom
- En valgkomité bestående av minimum to medlemmer utenfor styret skal sette sammen forslag til kandidater til styret i forkant av årsmøtet.
- Alle medlemmer over 16 år er valgbare til styret
- Alle styremedlemmer må være bosatt innenfor foreningens dekningsområde
- Styret i GCH skal møtes minimum 4. ganger per år, to ganger på våren, og to ganger på høsten.
- Protkoll fra styremøtene legges ut på medlemssidene til GCH.
§ 6 Årsmøtet
- Årsmøtet er foreningens øverste myndighet og skal avholdes innen utgangen av februar
- Ekstraordinært årsmøte kan avholdes dersom minst ½ av medlemmene krever det, eller dersom styret anser det som nødvendig
- Både ordinært og ekstraordinært årsmøte skal varsles med minimum fem ukers varsel, varsel skjer via foreningens nettsider
- Forslag til årsmøtet skal være styre i hende senest tre uker før årsmøtet
- Avstemninger avgjøres med alminnelig stemmeflertall
- Ved personvalg med mer enn en kandidat eller dersom årsmøtet krever det skal avstemninger gjennomføres skriftlig
- For å ha stemmerett på årsmøtet må årets kontingent være innbetalt
§7 Habilitet
Et medlem vil i følgende tilfeller miste sin stemmerett i en sak pga. inhabilitet:
– Når han/hun selv er part i saken
– Når han/hun er i familie med part i saken
– Når han/hun er fullmektig for part i saken
– Når han/hun er leder, eller har ledende stilling/verv, i en organisasjon som er part i saken
Medlemmer vil i alle disse tilfeller beholde sin tale- og forslagsrett.
§ 8 Vedtektsendringer
Endringer i vedtektene kan kun gjøres på gyldig varslet ordinært eller ekstraordinært årsmøte og krever 2/3 flertall.
§ 9 Signatur
Signaturrett tildeles leder og nestleder, som kan signere hver for seg.
§ 10 Misbruk
Foreningens navn og logoer skal ikke misbrukes av medlemmene, all bruk skal på forhånd godkjennes av styret.
§ 11 Suspensjon og eksklusjon
Dersom et medlem handler i strid med Geocaching Haugalandets interesser, gjeldende vedtekter eller vedtak fatet av ansvarlige organer kan medlemmet suspenderes fra foreningen. Styret fatter vedtak om suspensjon og varighet bestemmes av alvorlighetsgrad.
I mer alvorlige tilfeller eller når et medlem gjentatte ganger motarbeider foreningen kan styret, etter minimum to skriftlige varsler, ekskludere medlemmet. Vedtak om eksklusjon må vedtas av et fullsatt styre og være enstemmig.
§ 12 Oppløsning
Oppløsning av foreningen kan kun vedtas på gyldig varslet ordinært eller ekstraordinært årsmøte og krever ¾ flertall. Ved vedtak om oppløsning innkalles det til ekstraordinært årsmøte tre måneder senere. For at oppløsningen skal gjennomføres må vedtaket gjentas her med ¾ flertall.
Foreningens eiendeler/kassabeholdning fordeles, etter fradrag av alle fordringer, til Røde Kors på Haugalandet.