Styremøtereferat 8. september 2017

Tilstede: Bygnesen (Konstituert leder), Tormh (Kasserer), Engel C (Styremedlem) og Olienh (Styremedlem)
Vi beklager sen utsendelse av referat fra dette møtet.

Formålet med dette møtet var å legge en plan på aktiviteter frem mot nyttår.
28. september 2017 holdt vi ett vellykket CITO event på Sør- Karmøy. Takk til alle dere som møtte 🙂

23. oktober 2017 møtes vi igjen til spørretime på vårt faste lokale i Kopervik, Anna Eegs Treffsted. Her kan vi stille rewieverspørsmål til rewiever Cervisvenator. Det blir her mulighet til å komme med innspill/meninger/retningslinjer til årets julekalender HaJul 2017. Vi i styret har gjort oss noen tanker rundt dette, men «spikrer» alt sammen med dere denne kvelden. Også her kan rewiever ha gode innspill. Vi kjører godt gammeldags spleiselag på mat/drikke denne kvelden, alle som kan tar med seg noe til felleskapet. Vel møtt!

2.november blir det GIFF event (Som gir suvenir). Denne gang på møterom, Kulturhuset Kopervik. Vi satser på loddsalg/loddtreking her. Vel møtt!

Det blir julekalender i regi av GCH, HaJul 2017. Vi har laget en facebookgruppe der vi ønsker alle utleggere av cacher i kalenderen velkommen innom for oppsett/datoer osv. Vi har mange som ønsker å bidra allerede. Om noen som ikke har meldt seg ønsker å bidra ta kontakt snarest med en av oss i styret eller på e-mail styret@gch.no. Medlemmer i GCH har førsteprioritet på utlegg i år. Det minker på plassene.

Valgkomiteen for 2017 har trekt seg. Vi trenger derfor deres hjelp. Ønsker noen av dere å sitte i styret etter årsmøtet i 2018? Kjenner dere noen gode kandidater? Ta kontakt med oss om dere vil stå på valg, styret@gch.no. Vi trenger ny leder. Kasserer og 1 styremedlem er også på valg.

Takk for ett godt samarbeid så langt.

Mvh Styret
Bygnesen, Tormh, Engel C og Olienh

Referat fra ekstraordinært styremøte 31.05.17 og styremøte 08.06.17

REFERAT FRA EKSTRAORDINÆRT STYREMØTE 31.05.17 og fra STYREMØTE 08.06.17

Tilstede: Olienh, Engel C , Tormh og Bygnesen

Konstituert leder Bygnesen la 31. mai 2017 på vegne av styret ut følgende melding på facebooksiden, Geocaching Haugalandet:

«Styret i GCH har ikveld i ekstraordinært styremøte behandlet og innvilget Thomas Fredriksen (Thomfre) sin søknad om fratredelse som leder. Konstituert leder fremover blir nestleder Marita Bygnes (Bygnesen). Styret for øvrig forblir uendret. Vi kommer tilbake med mer informasjon til våre medlemmer når vi har det tekniske som mail og nettside på plass».

Da Thomfre på eget initiativ søkte om å fratre sitt verv som leder for Geocaching Haugalandet samlet vi andre i styret oss umiddelbart til ekstraordinært styremøte for å behandle søknaden. Det ble enstemmig vedtatt å la Thomfre få sitt ønske oppfylt da vi respekterer hans argumenter for å gå av som leder.

Vi ser positivt på veien videre. Samtlige styremedlemmer er motivert for å bidra positivt for geocaching miljøet på Haugalandet i tiden fremover og har idag 8. juni avholdt nytt styremøte for å planlegge sensommer/høst aktiviteter.

Vi kommer allerede til å ha nytt «Spørretime» event denne mnd. Det blir event på den internasjonale geocachedagen i august og CITO event første dag i CITO uken. Ellers vurderes GIFF event i november, dette klareres på neste styremøte til høsten. Vi har allerede bestemt at vi arrangerer julekalender 2017. Detaljer her bestemmes også på neste styremøte og vi oppfordrer våre medlemmer til å komme med innspill til denne kalenderen.

Det vil ikke bli lagt ut informasjon/oppdatering/referater på GCH.no med det første. Vi er i tenkeboksen og vurderer andre løsninger enn denne siden fremover og har satt den litt på vent. Info vil bli sendt medlemmene via e-mail. Vi oppfordrer også medlemmer om å ta kontakt med en av oss i styret eller sende en e-mail til styret@gch.no om dere lurer på noe/har spørsmål eller innspill.

Vi håper på godt samarbeid og engasjement videre 🙂

 

Med hilsen styret i GCH

Olienh

Engel C

Tormh

Bygnesen

Møtereferat 2017-01-25

Møtereferat

Den 25.01.2017 ble det holdt styremøte i Geocaching Haugalandet.

Sted: Håvik, Karmøy

Møtestart: 20.30

Referent: Ole Martin Helgesen

Til stede:  Marita Bygnes
Thomas Fredriksen
Tor Martin Hegrenes
Ole Martin Helgesen

Fraværende: Rune Hervik

 

Sak 1:

Sakslisten for årsmøtet ble først gjennomgått.

 

Sak 2:

Det ble en gjennomgang av årsrapporten for 2016.

 

Sak 3:

Den ble bestemt av styret at det skulle serveres pizza på årsmøtet, som finner sted onsdag 15.02.2017.

 

Møtet ble avsluttet: Klokken 23.01

25.01.2017

Styremøteprotokoll 2016-08-23

REFERAT FRA STYREMØTE GEOCACHING HAUGALANDET 23.08.16
Tilstede: thomfre, Olienh, Tormh og Bygnesen
Ikke tilstede: Hervik73
Referent: Bygnesen

Vi har ikke oppdaterte medlemslister i GCH. De som ikke har betalt årskontigent blir strøket fra lista.
Tormh fikser dette.

Vi har fått forespørsel om bekledning med vårt logo på. Vi er enige om at den enkelte selv tar kontakt
med GeoSport for bestilling av klær. thomfre tar kontakt med GeoSport og legger ut link om dette på
Geocaching Haugalandet sin facebookside.

Vi har bestemt oss for å arrangere Gif event mandag 7. november 2016. Eventet holdes i Kopervik på
det lokalet vi før har leid. BEKA21 har fikset leie av lokale, thomfre fikser det tekniske. Vi vil gjerne
kjøpe pizza til våre medlemmer denne dagen, for de som ikke er medlem tas det betaling på kr 50,-. Vi
holder loddtrekning.

Vi ble enige om å bruke litt penger til å handle inn gevinster for til fremtidige loddtrekninger. Gjerne
2000-3000 kr. Bygnesen tar seg av innkjøp.

Lørdag 25. september vil vi i GCH arrangere CITO event. Eventet vil vare 1 time. Vi tenker på å
arrangere dette en gang mellom 1600-1800. Olienh sjekker med kommunen om de har ett sted de vil ha
ryddet.

I år har vi bestemt å arrangere julekalender i regi av GCH. Cachene legges ut av de cacherne som
ønsker å bidra. Vi kaller kalenderen HJul og cachene må inn senest 14 dager før de publiseres. Vi kjører
24 cacher, 1-24. Vi lager konkurranseregler (thomfre fikser dette) og premierer «vinnerne» over nyttår.
Dette blir gøy 🙂 Vi lager enkle regler for å delta: Cachene må være tilgjengelige for alle. Lages det
Mysterier bør oppgavene enkelt kunne løses. Vi ønsker at utleggere av cacher skal legge ut bokser som
er enkle å finne. Vi lager geografiske grenser for hvor cachene skal legges ut. Cachene bør publiseres
etter kl. 1800 slik at flest mulig får sjansen til å være med.

Styremøte Geocaching Haugalandet 08.09.15, Husøy

Tilstede:
thomfre (Leder)
Bygnesen (Nestleder)
Nuffe79 (Kasserer)
BEKA21 (Styremedlem)
Hervik73 (Styremedlem)

ØKONOMI

Økonomien ble gjennomgått. Pr. 07.09.15 har vi kr 11 465,33.

STØTTEORDNINGER

Vi ser videre på oversikter over hvor vi kan søke om støtte. Styret vil prøve å finne egne, nye støtteordninger.

TECHEVENT HELGA 2015

Fredag, 06.11.15 blir det pizzakveld. Her vil det også bli loddsalg/trekning. Pris pr. person er satt til kr 150,- for pizzabuffet. For barn inntil 12 år koster pizzabuffeten kr 75,-.

Lørdag 07.11.15 arrangeres Techeventet, Det vil bli loddsalg hele dagen. Trekning mellom 1700-1800. Er ikke loddkjøper tilstede trekkes premien på ny. Pris kr 10,- pr. lodd.
Cachebutikken GeoSport vil være tilstede på Techeventet. Gratis dagpakke gis til Geosport samt eventcoin i bronse.
Foredragholdere vil også få gratis dagpakke og eventcoin i bronse.
Det er laget egen eventcoin i sølv. Denne kan kjøpes om en deltar på Techeventet, maks 1 stk. pr. person. Pris kr 150,-. Coinbilde legges inn i beskrivelse på eventet.
Dagpakke er satt til kr 225,- pr. person. Evt. middag samme kveld kommer i tillegg. Pris kr 255,- pr. person.
Thomfre lager forskjellige pakkeløsninger på Geocaching Haugalandet sin hjemmeside. Thomfre ser på betalingsmuligheter til Techeventet.
Søndag 08.11.15 arrangerer vi CITOevent ved Fotvatnet på Karmøy. Heer blir det mulighet for grilling.

MEDLEMSMØTER

02.09.15 avholdt GCH medlemsmøte i Kopervik. Vi enige om å involvere medlemmene i større grad framover. Vi vil bruke anledningen til å høre hva medlemmene ønsker/har noe å tilføye. Vi må bli flinkere på å ønske folk velkommen.

ANNET

Vi i Geocaching Haugalandet har bestemt å ha event alle søndagene i advent (November/desember) på ulike steder i distriktet.

-Bygnesen, referent

Referat fra styremøte Geocaching Haugalandet 05.05.2015

Møtested: Husøy

Tilstede:
Leder: thomfre
Nestleder: Bygnesen
Kasserer: Nuffemus
Styremedlem1: Hervik73
Styremedlem2: BEKA21

ØKONOMI

Klubben har god økonomi (I underkant av kr 11 000,-). Vi fikk nettopp kr 3000,- i gave fra Skudenes og Aakra Sparebank.

Til Cito eventet hadde vi utgifter på kr 918,-. Dette inkluderte 6 søppelklyper som vi kan bruke til senere anledninger. Vi har også 3 gevinster igjen til en senere anledning. Loddsalget kom på kr 680,- (Utgifter gevinster kr 458,-).

Vi har 15 spillere i grasrotandelen.

FORDELING AV OPPGAVER

Referent: Bygnesen
Medlemsansvarlig: Nuffemus (Innmelding, faktura, innbetalinger og oppdatering av medlemslister)
Mail: thomfre, styrets leder svarer.
Innkjøp/materialforvalter: BEKA21
Profil Geocaching.com: thomfre

GEOCACHING HAUGALANDET`S NETTSIDE

Vi tar vekk kalenderen. Vi tar også vekk innlogging og gjør siden åpen. Da blir det lettere å finne informasjon om hva vi driver med. Arrangementer legges ut på siden. Vi tar styremøte , med gjennomgang av forandringene i etterkant. Vi vil legge inn link til facebooksiden.

MEDLEMSLISTER

thomfre jobber med medlemslister.

INFO TIL MEDLEMMENE:

Legges ut på nettsidene.

TECH EVENT

Det er ytret ønske om at vi arrangerer Tech event. Vi går for dette, minimum lørdag. Evt. med utvidelse fredag og søndag. Dette blir arrangert høsten 2015.
thomfre tar seg av det tekniske, listinger ol. BEKA21 sjekker med hotellet, 2 helg i november (8.november 2015) foreslås. Kanskje vi kan få til et samarbeid med hotellet ang. priser/reklame?!

EVENT/TURER/ARRANGEMENTER

Vi gjentar suksessen fra i fjor, julebordet. Det blir gjennomført som et medlemsarrangement. Videre arrangeres som nevnt over et Tech event. Vi vil også arrangere nok et medlemsarrangement på kulturskolen, Kopervik (2. eller 3. september foreslås). Tirsdag 16. juni vil vi arrangere grillevent på Bukkøy.

DELTAKELSE PÅ KURS/ARRANGEMENTER OL.

Vi vurderer fortløpende forespørsler. Vi setter ikke noe i gang selv. BEKA21 tar kontakt med Kjetil G. om forespørsel fra Stord.
Det vurderes å lage foldere med informasjon om hva vi driver med. Hervik73 og BEKA21 sjekker pris på 5000 stk.

 

-Bygnesen, referent